Коммерческая тайна в отеле: какие сведения нужно защищать и как избежать утечки данных

Предприятия, которые предоставляют услуги временного размещения, в процессе своей деятельности обрабатывают значительные массивы конфиденциальной информации. Однако отсутствие надлежащим образом введенного режима коммерческой тайны нередко приводит к утечкам данных и возникновению правовых конфликтов с сотрудниками и контрагентами.

Представьте, что ваш сотрудник направил на свою личную электронную почту служебные документы (список корпоративных адресов, штатную расстановку, графики работ), и в последующем был привлечен руководителем к дисциплинарной ответственности в виде выговора и лишения премии за разглашение коммерческой тайны. Однако в случае судебного спора, суд может встать на сторону сотрудника, если будет установлено, что переданные сведения: 

1. Не содержали грифа «Коммерческая тайна».
2. Фактически находились в открытом доступе внутри организации.
3. В отношении указанной информации вовсе не введен режим коммерческой тайны.
4. Информация не была передана третьим лицам, и использование её сотрудниками носило личный характер.

В условиях высокой конкуренции подобные информационные активы приобретают критическую ценность, и их защита становится императивной задачей.

Что считается коммерческой тайной?

В соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческая тайна — это режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду (п. 1 ст. 2 ФЗ «О коммерческой тайне»).

К такой информации относятся — сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны (п. 2 ст. 3 ФЗ «О коммерческой тайне»). 

Для отелей такой информацией могут являться:

• внутренние тарифы, системы скидок и корпоративные цены;
• операционные показатели (показатели загрузки, отчёты по выручке и прибыли);
• данные о VIP-гостях и особенности их обслуживания;
• базы данных партнёров и поставщиков, условия заключенных с ними договоров; 
• внутренние стандарты обслуживания, регламенты и методологии работы (например, отдела продаж);
• маркетинговые стратегии и планы развития бизнеса.

Параллельно отели осуществляют обработку персональных данных гостей, защищаемых Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Нередко эти правовые режимы пересекаются — и одна утечка может повлечь ответственность сразу по обоим направлениям.

Распространённые ошибки при обеспечении режима коммерческой тайны в отелях

Основные риски утечки информации связаны не с внешними обстоятельствами (кибератаками), а с внутренними факторами — действиями персонала и системными организационными проблемами.

Среди них: 

• Непринятие локальных нормативных актов. Отсутствие Положения о введении режима коммерческой тайны с перечнем информации составляющей коммерческую тайну, а также отсутствие  Приказа об установлении режима коммерческой тайны делает режим юридически недействительным. Кроме того, без Приказа режим коммерческой тайны в принципе не считается установленным в отеле. 
• Отсутствие маркировки конфиденциальных документов.

Согласно п. 5 ст. 10 Федерального закона N 98-ФЗ — на материальных носителях должен проставляться гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.
Наличие такого грифа служит не только предупреждением для сотрудников, но и ключевым доказательством в суде при рассмотрении споров об утечке.

• Неконтролируемый доступ к информации.
  Предоставление избыточных прав доступа к критически важным документам (стажерам, временному персоналу или подрядчикам) без подписанных соглашений о конфиденциальности создает значительные риски.

Совокупность этих ошибок повышает вероятность утечек, а вместе с ними финансовые потери, административные проверки и репутационный ущерб.

Как установить режим коммерческой тайны в отеле: три этапа

Этап 1. Нормативно-организационный. 

На данном этапе осуществляется разработка и утверждение пакета внутренних документов. 

• Приказ об установлении режима коммерческой тайны — без него режим не считается установленным. Документ утверждает перечень защищаемых сведений, определяет ответственных лиц и устанавливает срок действия режима.
• Положение о коммерческой тайне — детальный регламент, регулирующий правила работы с конфиденциальными данными. Содержит цели и принципы защиты информации, порядок обращения с конфиденциальными данными (в том числе, при ведении электронной переписки) и меры ответственности за нарушения.
• Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну — подробный список, конкретизирующий конфиденциальную информацию. 
• Соглашение о конфиденциальности (NDA) — содержит юридические инструменты, которые защищают конфиденциальную информацию при взаимодействии с партнёрами, подрядчиками и клиентами.

Этап 2. Работа с персоналом (ст. 11 Федерального закона N 98-ФЗ).

На этом этапе осуществляется обязательное ознакомление всех сотрудников под подпись с документами режима, включение соответствующих положений в трудовые договоры (или заключение дополнительных соглашений), а также проведение регулярных инструктажей по соблюдению конфиденциальности.

Этап 3. Контроль и мониторинг. 

Для поддержания режима необходимо:

1. Вести журнал учёта доступа к сведениям, содержащим коммерческую тайну, в котором фиксируются все случаи обращения сотрудников к конфиденциальной информации (дата и цель доступа; объём полученной информации; подпись сотрудника, получившего доступ).
2. Проводить регулярный аудит (рекомендуется ежеквартально) для проверки соблюдения установленных процедур.
3. Актуализировать перечень охраняемых сведений — не реже одного раза в год.

Результаты аудита фиксируются в актах. Если будет обнаружена утрата документов или их отсутствие без соответствующей записи в журнале учёта выдачи документов — следует принять меры по устранению нарушений.

Для грамотного внедрения комплексной защиты информации целесообразно обратиться за консультацией к профильным юристам компании «Байбородин и партнеры» — мы специализируемся на правовом сопровождении предприятий гостиничной и туристской индустрии. 

Альтернативой может стать использование готового комплекта документов «Защита коммерческой тайны». Он поможет обезопасить ваши конфиденциальные данные и минимизировать риски утечки информации с помощью:

• проведения аудита;
• разработки всех необходимых внутренних регламентов и документов;
• обучения сотрудников правилам работы с конфиденциальной информацией;
• правового сопровождения. 

Своевременное принятие указанных мер позволит вашему отелю создать надежную правовую защиту для ключевых бизнес-активов и укрепить свои позиции на рынке.

СПИСОК ВСЕХ УСЛУГ КОМПАНИИ ДОСТУПЕН ПО ССЫЛКЕ: https://ukab.ru/uslugi

Задать любой вопрос или оформить заказ можно по электронной почте info@ukab.ru

Оставьте заявку на услугу и мы обязательно свяжемся с Вами!