1640x720_FB-header_2020_forsmajor

ПРОВЕРКИ. ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ.

« Назад

20.12.2019 14:27

ВНИМАНИЕ! ПРОВЕРКИ!
ЧАСТЬ 2. ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ.

8e709529c3208f53a5ba46f8f9210264

Во второй половине 2019 года резко увеличились продажи обязательных комплектов документов из ассортимента компании "Юристы для турбизнеса "Байбородин и партнеры". 

С чем это связано? Конечно же с проверками! Обращаются как те, кто в планах проверок органов, так и те, к кому уже пришли внепланово!

Мы решили сделать в рассылке рубрику, на предмет того, кто к Вам может явиться с проверкой и что нужно сделать для того, чтобы ее успешно пройти!

В прошлый раз мы затронули тему проверок Роскомнадзора по Персональным данным, читать здесь.


ЧАСТЬ 2. ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ.
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Работодатели обязаны соблюдать нормы трудового права. Государство время от времени проверяет, как выполняется эта обязанность. На практике, если у компании какой-либо формы собственности есть в штате хотя бы один человек, туда придет трудинспекция: планово, а иногда и внепланово.

Что проверяют специалисты трудовой инспекции? Основная цель проверок — контроль соблюдения предпринимателями и должностными лицами трудового законодательства. Порядок проведения и нормативы этого контроля регламентированы на законодательном уровне. В частности, этому посвящены статьи из главы 57 Трудового Кодекса.

Надзорные мероприятия делят на две основные категории: плановые и внеплановые. Первые носят превентивный характер и зависят только от установленного законом регламента. Вторые направлены на выявление конкретных нарушений и зависят от действия работодателя или обращений физических лиц.

Плановые визиты Государственной Инспекции Труда.

Основание для плановых проверок из Государственной Инспекции Труда служит установленная законом необходимость госнадзора за исполнением трудового законодательства. Контроль осуществляется периодически, в зависимости от категории риска, которая присвоена предприятию. Такой подход обусловлен ФЗ №294 и пунктами 17–24 Положения о надзоре по труду.

Внеплановые проверки.

Основания для внеплановых проверок описаны в статье 360 ТК РФ. В их числе:

  • обращение в Государственную Инспекцию Труда с жалобами на нарушение трудовых норм. Например, поводом может стать задержка зарплаты или если ее уровень ниже МРОТ, пренебрежение условиями охраны труда, неправильном оформлении трудовых отношений и др.;
  • окончание срока, который был установлен предыдущей проверкой для исправления выявленных недочетов;
  • инициатива Правительства, Президента или прокуратуры. При этом начальник инспекции издает соответствующий приказ.

Внеплановые проверки носят тематический характер. То есть Государственная Инспекция Труда получает сигнал о конкретном нарушении и проводит расследование по этой теме. Например, работник пожаловался, что работодатель не произвел расчет в последний рабочий день или не отдал трудовую книжку. Если проверка тематическая, инспектор ограничен рамками запроса. То есть он не имеет права проверять соблюдение норм охраны труда или запрашивать документы, связанные с другими сотрудниками.

Особый случай — что проверяет трудовая инспекция при жалобе работника, который пожелал, чтобы его имя осталось неизвестным работодателю. Такое право дает труженикам статья 358 ТК РФ. В этой ситуации инспектор, чтобы сохранить инкогнито заявителя перед компанией может запросить документы нескольких сотрудников.

 

Что проверяет ГИТ: порядок проведения.

Схематично регламент проведения надзорных мероприятий можно отразить так:

  • Оповещение. Предупреждение о плановой проверке должно поступить на предприятие не меньше, чем за 3 суток до визита инспектора. За это время вы вправе запросить детали предстоящей проверки: какой орган направляет комиссию, регламент проверки трудовой инспекции, за какой период проверяют, в каком порядке и какие мероприятия предусмотрены. Если проверка внеплановая, то закон не обязывает Государственную Инспекцию Труда оповещать. Инспекцию могут начать в тот же момент, когда проверяющий пришел в компанию. Но на практике чаще оповещают за сутки.
  • Проверка документов. С 2018 года проверка происходит в формате опросника. Полномочия и права инспекторов не изменились, но регламент их действий стал более структурированным: результаты контроля заносятся в проверочные листы, сформированные по темам (например, в теме «Трудовой договор» трудовая инспекция проверяет при проверке наличие контрактов, правильность их составления, своевременность подписания).
  • Составление акта с итогами. Иногда его составляют на предприятии, но чаще всего за ним нужно идти в Государственную Инспекцию Труда.
  • Составление предписания. Этот пункт выполняется, если есть нарушения. Документ содержит описание нарушения, дату его совершения, ссылку на законодательный акт, срок на устранение. По окончании срока будет еще одна проверка.

ВАЖНО!
Первое действия инспектора на месте проверки — это предъявление распоряжения о проведении контроля и своего удостоверения. Инспектировать имеет право только тот человек, который указан в распорядительном документе.
Помните: даже если выявлены нарушения, экономический агент имеет ряд прав. В их числе — обжалование результатов проверки на основании нарушения регламента. Чтобы эффективно воспользоваться этим правом, надо внимательно изучить регламент и тщательно следить за ходом контроля.


Что проверяет трудовая инспекция.

Государственная инспекция труда перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их по темам:

  1. Уставные документы.
  2. Документы по оплате труда.
  3. По кадровому учету.
  4. По охране труда.
  5. Документы на иностранных работников.

Наиболее важные направления.

Объем проверяемых направлений работы заставляет поволноваться даже опытных специалистов, и подготовка к плановой проверке трудовой инспекции — обязательный момент для каждого кадровика. На что инспекторы обращают особое внимание?

Самые проверяемые моменты:

  • задолженность по зарплате — наличие или отсутствие;
  • своевременность выплат заработной платы, отпускных, пособий;
  • наличие и содержание трудовых договоров;
  • наличие графика отпусков и его исполнение;
  • правильность оформления увольнений и расчета;
  • трудовые книжки — наличие и правильность оформления;
  • правила трудового распорядка и локальные нормативные акты, связанные с оплатой труда;
  • документы по специальной оценке условий труда (в случае ее проведения);
  • все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия или отсутствия вредных условий, производственных травм и т. д.

Трудовые договоры.

Для начала убедитесь, что у всех работников они есть. Затем проверьте содержание договоров, наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ. К основным условиям относятся:

  • место работы;
  • трудовая функция;
  • размер оплаты и даты выплат;
  • дата начала работы;
  • характер работы;
  • условия труда на рабочем месте.
  • компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, составьте дополнительные соглашения и внесите недостающую информацию.

Это не все мероприятия, как подготовиться к проверке Роструда. Очередной шаг — проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников, и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены в оплате труда, должности, условиях труда.

Штатное расписание и локальные нормативные акты.

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20000 - 25000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные локальные нормативные акты — Правила внутреннего трудового распорядка и Положение об оплате труда (премировании). Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать разделы:

  • порядок приема, перевода и увольнения;
  • права и обязанности работника и работодателя;
  • график работы, рабочее время и время отдыха;
  • оплата труда и поощрения;
  • ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт ответит на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные локальные нормативные акты представляют интерес для Государственной Инспекции Труда, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. Положение о командировках, например, запрашивают, если в организации увеличены суточные выплаты. А вот регламент внешнего вида специалиста, положение о документообороте и т. д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

График отпусков.


Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в Правилах внутреннего трудового распорядка или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска, оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ. И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Личные карточки и приказы.

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации.

Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Охрана труда.

Это направление является одним из самых проверяемых, подойдите к нему максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

  • специалист по охране труда, если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.;
  • документы, подтверждающие обучение руководства и специалиста правилам охраны труда;
  • должностная инструкция специалиста по охране труда;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал вводного инструктажа;
  • программа вводного инструктажа.

«Особые» сотрудники.

Пристальное внимание Государственная Инспекция Труда уделяет следующим категориям работников:

  • несовершеннолетним;
  • инвалидам;
  • иностранным гражданам.

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, проверьте и его.

Как подготовиться.

Подготовка к проверке трудовой инспекции включает в себя предварительную работу по контролю, а при необходимости доработку всех обязательных для работодателя документов. Инспекторам Государственной Инспекции Труда мало знать, что бумаги имеются в организации, они проверяют и правильность их заполнения.

Для дополнительной помощи приведем своеобразный ТОП-лист «проколов» по части кадрового дела: 

  • не со всеми работниками оформлены трудовые договоры. Если на договоре нет подписи работника, он тоже считается не заключенным;
  • в трудовом договоре не прописаны обязательные параметры. Например, условия труда или зарплатная ставка;
  • нет обязательных локальных нормативных актов. Например, правил внутреннего трудового распорядка. Или они есть, но нет свидетельств, что сотрудники ознакомлены с ними до подписания трудового договора;
  • слишком поздно составлен график отпусков (меньше, чем за 14 дней до начала календарного года);
  • неправильно разбит отпуск одного или нескольких работников: все части меньше 14 дней.
  • зарплаты выплачивается реже, чем каждые 15 дней без письменного согласия работника.


Штрафы по результатам проверки.

Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.

Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.

ДЛЯ СОБЛЮДЕНИЯ КОРРЕКТНОЙ РАБОТЫ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ, мы подготовили комплект "Кадры в туризме", внедрив который, Вы будете защищены от негативных сторон проверок! В него вошло более 80 необходимых документов!

НЕ ЗАБЫВАЙТЕ! 
У нас проходит акция "Новогодний ценопад", в ходе которой можно приобрести документы и договоры со скидкой до 54%. 
В том числе, в перечень акционных комплектов входят комплекты "Кадры в туризме" и "Ультра все включено", в который "кадры" также включены.

Сделать заказ или задать любой вопрос можно по электронной почте info@ukab.ru или по форме заказа.

* У вас есть еще вопросы? Закажите юридическую консультацию!
* Вы еще не наш абонент? Рассмотрите возможность абонентского юридического обслуживания Вашей компании!
* Еще не внедрили комплекты документов "Кадры к туризме""Защита персональных данных" и"Уголок потребителя"? А они обязательны!
* Требуется ответ на претензию туриста или защита в суде? Мы поможем!
* Со списком наших услуг можно ознакомиться по ссылке.